E-arşiv ile faturalarınızı dijitalleştirin, zaman kazanın! Muhasebenizi kolaylaştırın, maliyetleri azaltın ve çevreye katkıda bulunun. Elektronik arşivle iş süreçlerinizi hızlandırmak isterseniz rehberimiz tam size göre!
E-Arşiv ile Faturalarınızı Dijital Güce Dönüştürün
Dijitalleşme, iş dünyasında süreçleri hızlandırırken aynı zamanda kağıt yükünü azaltan bir devrim niteliğindedir. Dolayısıyla faturalar, bu dönüşümün merkezinde yer alır ve işletmenizin mali yönetimini doğrudan etkiler. Bu noktada e-arşiv özellikleri sayesinde hayat kurtarıcı rol oynayabilir. Çünkü faturaların elektronik ortamda düzenlenmesini, saklanmasını ve paylaşılmasını sağlar. Hem çevre dostu yaklaşım sunar hem de muhasebe süreçlerini kolaylaştırarak işletmenize zaman ve maliyet avantajı kazandırır.
E-Arşiv Sisteminde Sizi neler Bekliyor?
Faturaların kağıt ortamından dijital platformlara geçişi, işletmeniz için modern bir zorunluluk olabilir. E-arşiv tam da bu geçişi sağlayan temel bir araçtır ve faturaların elektronik olarak düzenlenmesini mümkün kılar. Yani bu sistemle faturalarınızı hızlıca oluşturur, alıcılara anında ulaştırır ve yasal gerekliliklere uygun şekilde saklayabilirsiniz. Elektronik arşiv, GİB’in belirlediği standartlara tâbi olduğundan teknik altyapıya uyum sorunu yaşanmaz. Bu sayede, fatura süreçleri hem şeffaf hem de düzenli bir yapı kazanır, işletmenizin mali operasyonları güçlenir.
E-Arşiv ile İşletmenizin Kazanacağı Fırsatlar
Dijital faturalandırma, en başta işletmenizin operasyonel verimliliğini artıran bir çözüm sunar. E-arşiv, kağıt, baskı ve kargolama gibi geleneksel maliyetleri ortadan kaldıracağı için bütçenizi destekler. Aynı zamanda, faturaların anında iletilmesi müşteri memnuniyetine katkı sağlar ve ödeme sürecini kısaltır. Öte yandan çevre dostu yaklaşım sunması, işletmenizin sürdürülebilirlik hedeflerine ulaşmasını mümkün kılabilir. Örneğin; bir perakende işletmesi, binlerce faturayı dijital ortamda saklayarak yer tasarrufu sağlayabilir ve arşivleme süreçlerini kolaylaştırabilir. Bu avantajlar sayesinde siz de işletmenizin rekabet gücünü artırır, mali disiplini güçlendirebilirsiniz.
E-Arşiv Yolculuğuna Başlamanın En Kolay Yolu
Dijital faturalandırmaya geçiş, işletmenizin mali süreçlerini modernize etmesi için önemli bir adımdır. Ancak tüm süreç Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği prosedür çerçevesinde ilerlediği için siz de elektronik arşiv kullanmak isterseniz bazı kurallara uygun hareket etmeniz gerekir. Genel olarak süreç ise teknik altyapının hazırlanması ve resmi başvuruların tamamlanması şeklinde ilerler. Başvuru tamamlandığında ise faturalar elektronik ortamda düzenlenmeye başlanır ve yasal geçerlilik kazanır. Sisteme geçiş için izlenecek adımlar şunlardır:
● Gelir İdaresi Başkanlığı’na e-arşiv başvurusu yaparak başlayabilirsiniz.
● İkinci aşamada gerekli teknik altyapı kurulumu tamamlanmalı veya özel entegratör seçilmelidir.
● Vergi kimlik numarası ve işletme bilgileriniz sisteme kaydedilmelidir.
● Onay alındıktan sonra fatura düzenleme süreci başlayacaktır.
Kimler E-Arşiv Kullanabilir?
Dijital faturalandırma, geniş bir kullanıcı kitlesine hitap eden esnek sistem sunar. Çünkü e-arşiv, özellikle e-fatura mükellefi olmayan müşterilere fatura düzenleyen işletmeler için tasarlanır. Perakende sektörü, serbest meslek erbapları veya KOBİ’ler gibi farklı ölçekteki işletmeler sistemi kullanabilir. Örneğin; freelance tasarım yapıyorsanız, müşterilerinize kısa süre işlemin faturasını iletebilmek adına elektronik arşiv yöntemini tercih edebilirsiniz. Sistemin tamamı yasal düzenlemelere uygun olduğu için tüm işletmelere / iş biçimlerine uyumluluk sağlar. Özellikle esnek kullanıma sahip olması mali süreçlerin herkes için erişilebilir ve yönetilebilir olmasını da sağlar.
E-Arşiv ve E-Fatura Arasındaki İnce Çizgiyi Keşfedin
Faturalandırma sistemleri, işletmelerin ihtiyaçlarına göre farklı çözümler sunar. Örneğin; e-arşiv, e-fatura ile sıkça karıştırılsa da kendine özgü bir yapıya sahiptir. E-fatura, yalnızca mükellefler arasında kullanılan bir sistemken elektronik arşiv, e-fatura kapsamı dışındaki müşterilere fatura düzenlemeyi sağlar. Ayrıca, e-arşiv faturaların uzun süre saklanmasını zorunlu kıldığı için işletmenizin arşivleme yükünü dijital ortamda hafifletir. Siz de bu farklar sayesinde işletmeniz için doğru sistemi daha kolay seçebilir, mali süreçlerinizi optimize edebilirsiniz.
